Infos covid-19 – Indemnités télétravail

dernière mise à jour le 23 avril 2021
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Grands principes

De manière générale, les frais de mise à disposition de l’équipement, du matériel et des accessoires nécessaires à l’exécution du contrat de travail incombent à l’employeur.
Pour le télétravail occasionnel toutefois, il n’y a aucune obligation d’intervenir dans les frais de télétravail si cela n’a pas été prévu conventionnellement. Pour le télétravail structurel, la CCT n°85 du 9 novembre 2005 concernant le télétravail oblige la prise en charge des frais de matériel et de connexion.

Le télétravail instauré suite aux mesures Covid ne rentre dans aucun de ces cadres; c’est le principe général du remboursement des frais propres à l’employeur qui est d’application.

La crise sanitaire a donné lieu à la conclusion de la CCT, n°149 du 26 janvier 2021.
Celle-ci prévoit que l’employeur et le travailleur doivent s’accorder sur le remboursement des frais qu’un travailleur encourt lorsqu’il utilise son propre équipement, sur l’installation de programmes, sur son propre équipement pour effectuer son travail et sur le remboursement des (éventuels) frais de connexion supplémentaires. L’employeur n’est pas obligé de fournir une certaine compensation, il doit en discuter avec le travailleur et s’entendre avec lui à ce sujet.
Les accords doivent tenir compte de tous les coûts ou compensations que l’employeur rembourse au travailleur (comme, par exemple, une compensation continue pour les vélos, même si le travailleur ne se rend plus au travail à vélo).
Les travailleurs qui ne télétravaillaient pas avant la crise du COVID et dans les entreprises où aucun accord formel de télétravail n’a été conclu peuvent également bénéficier d’indemnités des leurs frais.

Dans une nouvelle circulaire (circ. n° 2021/C/20, 26.02.2021), la SPF Finances clarifie les grands principes du cadre fiscal qui s’applique. L’ONSS s’est alignée sur les lignes directrices de l’Administration fiscale.
Des montants forfaitaires maxima sont acceptés par l’ONSS et l’Administration fiscale donnant lieu à une exonération des prélèvements sociaux et fiscaux. En cas de dépassement, l’entièreté pourrait être soumise à cotisations sociales et fiscales, sauf s’il est possible de justifier de tous les montants.
Le régime est entré en vigueur au 1er mars 2021, mais l’Administration en tiendra également compte pour les situations de travail à domicile survenues à partir du 1er  janvier 2020.

Il n’y a, à ce jour, aucune garantie que ces indemnités seront prises en charge par les pouvoirs subsidiants.

 

Quels montants?

Outre un remboursement forfaitaire des frais de bureau couvrant le chauffage, l’électricité, le petit matériel de bureau, encre et feuilles d’imprimante…, l’employeur peut intervenir dans les frais d’internet et d’utilisation d’un ordinateur privé ou dans d’autres frais encore (achats divers, par exemple d’un écran, d’une imprimante ou d’un scanner…).

Frais de bureau

Les salariés peuvent recevoir une «indemnité de télétravail» forfaitaire pour des frais de bureau occasionnés par du télétravail fait à domicile de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle du temps de travail (c.a.d. minimum l’équivalent d’une journée de travail par semaine sur base mensuelle).
Si toutes les conditions sont remplies, cette indemnité n’est pas imposable pour le salarié, tout en étant déductible pour l’employeur, car il s’agit de «frais propres à l’employeur».
Parmi ces conditions, celle-ci de ne dépasse pas le montant maximal de 129,48 euros par mois.
Le gouvernement a décidé d’augmenter ce montant pour les mois d’avril, mai et juin 2021 à 144,31 euros maximum par mois.
Autre condition: le télétravail doit s’effectuer à domicile et pas dans un bureau satellite.
En cas de prestations à temps partiel, ce montant maximal ne doit pas être réduit proportionnellement: l’indemnité forfaitaire de bureau maximale peut être accordée, indépendamment du nombre d’heures prévues dans le contrat de travail.
L’indemnité peut être payée pendant les congés annuels ordinaires.
Pour plus de détails, consultez la Circulaire 2021/C/20 et le site de la CESSOC.

Certains télétravailleurs recevaient déjà d’indemnisations avant l’entrée en vigueur de la CCT n°149. Pour bénéficier d’une exonération de cotisations sociales, celles-ci ne devaient pas dépasser 10% de la rémunération brute pour les jours des prestations en télétravail prévues dans la convention de télétravail.
Si le montant de ces indemnisations est supérieur aux maxima précisés ci-dessus, l’employeur doit continuer à les payer. Il ne peut pas les augmenter suite à une augmentation du temps de télétravail.
En cas de montant inférieur, l’employeur peut uniquement augmenter celui-ci en remplaçant l’indemnité contractuelle initiale par une indemnité forfaitaire de 129,48 euros par mois (ou 144,31 euros jusque juin 2021).

Frais d’internet et d’utilisation de son ordinateur privé

En plus de l’indemnité de bureau forfaitaire maximale, des indemnités pour l’utilisation d’internet ou d’un équipement informatique personnel sont possibles.
Le forfait de frais exonérés d’impôt/ONSS que l’employeur peut allouer au télétravailleur s’élève à 20 euros par mois maximum pour l’utilisation de son propre ordinateur et à 20 euros par mois maximum pour l’utilisation de sa propre connexion internet (soit au total 40 euros maximum par mois).
Si l’ordinateur est mis à disposition par l’employeur, une indemnité de 5 euros par mois et par élément peut être accordée pendant une durée maximale de 3 ans pour l’utilisation d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner privés pour l’activité professionnelle.
Pour plus de détails, consultez la Circulaire 2021/C/20 et le site de la CESSOC.

Autre dépenses

Aucun forfait n’existe pour le remboursement d’autres dépenses qui doit s’effectuer sur la base des coûts réels (donc moyennant justificatifs et éventuellement au prorata de leur utilisation professionnelle) pour bénéficier des exonérations.
Ces remboursements ne sont cumulables avec l’indemnité de bureau forfaitaire maximale que s’ils s’appuient sur des pièces justificatives réelles et sont liés à des investissements qui sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale. Dans le cas contraire, ils en seront déduits.
Les éléments de mobilier ou matériel sont fixés de manière limitative: un siège de bureau, une table de bureau, une armoire de bureau, une lampe de bureau fonctionnelle, un deuxième écran d’ordinateur, une imprimante et/ou un scanner, un clavier, une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball), un casque téléphonique ou appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un PC. Certains ne peuvent entrer en considération que si l’employeur les met à disposition dans des circonstances normales sur le lieu de travail.
Pour plus de détails, consultez la Circulaire 2021/C/20 et le site de la CESSOC.

 

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