dernière mise à jour le 2 septembre 2021
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Conséquences de la crise sanitaire sur les réunions des instances des asbl
L’organisation de ces réunions en présentiel est considérée comme un rassemblement et tombait, dès lors, sous le coup des mesures limitant (voire interdisant) les rassemblements en Belgique.
Ces mesures ont évolué depuis le début de la crise sanitaire. Actuellement, la baisse des contaminations a donné lieux à des assouplissements. Les instances des asbl peuvent reprendre leurs réunions en présentiel moyennant le respect de certaines conditions ou poursuivre leurs travaux en distanciel.
– – – Réunions en présentiel – – –
Depuis le 10 juin, il est de nouveau possible de rassembler les membres des AGs et des CAs en présentiel moyennant le respect de certaines mesures sanitaires.
Les réunions des instances sont régies par les mesures relatives aux « réunions privées ».
Pour plus d’informations, consultez la page (Dé)confinement.
Voici pour rappel un rapide aperçu de l’évolution des mesures jusqu’au 10 juin.
- Tout rassemblement était interdit entre le 13 mars et le 8 juillet 2020.
- Entre le 8 juin et le 1er juillet 2020, les activités réunissant maximum 20 personnes dans un contexte organisé par une association étaient autorisées.
- Entre le 1er juillet et le 28 octobre 2020, le nombre de participants a été porté à maximum 50 personnes.
- Entre le 29 octobre et le 10 juin 2020, les rassemblements de plus de 4 personnes étaient interdits. L’exception qui permettait de réunir maximum 50 personnes dans le cadre d’une AG ou d’un CA était supprimée.
AGs
Concrètement, cette loi prévoit que:
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- l’A(I)SBL doit être en mesure de contrôler la qualité et l’identité des participants.
- le moyen de communication électronique utilisé doit au moins permettre aux membres de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’AG, de poser des questions et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’AG est appelée à se prononcer.
- la convocation doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance. Lorsque l’A(I)SBL dispose d’un site internet, ces procédures doivent y être accessibles à ceux qui ont le droit de participer à l’AG.
- les membres qui participent de cette manière à l’AG sont réputés présents à l’endroit où elle se tient.
- le procès-verbal doit mentionner les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l’AG ou au vote.
- les membres du bureau de l’AG ne peuvent pas participer à l’assemblée générale par voie électronique.
- en dehors de ceci, les membres peuvent, à l’unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’AG, à l’exception de la modification des statuts.
Pour plus de détails, consultez l’article dédié sur le site de la CESSOC.
On y lit entre autres que la loi ne règle malheureusement pas la situation d’insécurité juridique à laquelle sont confrontées les associations qui ont reporté leur AG prévue au printemps et n’ont finalement pas pu la tenir avant le 8 septembre 2020 à cause de la seconde vague de l’épidémie.
En ce qui concerne les rapports d’activités, contrairement à l’année précédente, pour l’année 2020, aucun délai supplémentaire n’a été octroyé par la FW-B.
L’échéance d’introduction (par voie électronique) des rapports justificatifs auprès de la Direction des centres culturels est le 30 juin 2021.
Le mémo avec les informations utiles concernant les documents et informations à transmettre a été revu tenant compte de la crise sanitaire.
==> Pour les opérateurs qui en 2020 n’ont pas été en mesure de réaliser les missions pour lesquelles ils ont été subventionnés, une procédure de dérogation a été mise en place leur permettant de conserver leurs aides.
Une déclaration sur l’honneur doit être remplie et transmise pour le 31 décembre 2021 sur la plateforme SUBside ou sur papier. Pour plus d’infos, contacter la Direction des Centres culturels.
Pour rappel, pour 2019, une prolongation du délai jusqu’au 30 septembre a été accordée par la Ministre Linard pour le dépôt du dossier justificatif du subside de fonctionnement auprès de la Direction des Centres culturels,
Une souplesse a également été accordée pour le rapport d’exécution annuel relatif aux APE. Les Centres culturels ont pu communiquer ces rapports avec les comptes approuvés après la tenue de leur AG.
CA
La loi du 20 décembre 2020 (tout comme le CSA) ne prévoit aucune disposition pour la tenue des conseils d’administration par voie électronique.
Cela ne veut pas pour autant dire que les décisions prises en CA par voie électronique après la cessation des effets de l’AR n° 4 n’ont aucune valeur juridique.
En l’absence d’arrêté royal en vigueur, c’est le CSA qui est la source de droit sur laquelle se reposer. S’il ne prévoit pas expressément la possibilité de recourir à la vidéoconférence pour les CA, on peut déduire du texte que la présence physique des membres n’est pas requise pour autant qu’on puisse :
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- identifier les participants et vérifier leur qualité (administrateur avec x nombre de voix, observateur, mandataire …) ;
- délibérer, c’est-à-dire prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions, prendre la parole pour poser des questions et participer aux discussions ;
- exprimer un vote conformément aux dispositions statutaires (vote à main levée, vote secret, …).
Il convient évidemment de vérifier que les statuts n’interdisent pas le recours aux vidéoconférences.
Consultez sur ce sujet les avis de la CESSOC, et de l’UNIPSO.