Infos covid-19 – Instances des asbl

dernière mise à jour le 8 janvier 2021
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Conséquences du confinement sur les réunions des instances des asbl

L’organisation de ces réunions en présentiel est considérée comme un rassemblement et tombe, dès lors, sous le coup des mesures interdisant ou limitant les rassemblements en Belgique.

Ces mesures prises ont évolué ces derniers mois:

    • Tout rassemblement était interdit entre le 13 mars et le 8 juillet 2020.
    • Entre le 8 juin et le 1er juillet 2020, les activités réunissant maximum 20 personnes dans un contexte organisé par une association étaient autorisées.
    • Entre le 1er juillet et le 28 octobre 2020, le nombre de partipants a été porté à maximum 50 personnes.
    • Depuis le 29 octobre 2020, les rassemblements de plus de 4 personnes sont interdits. L’exception qui permettait de réunir maximum 50 personnes dans le cadre d’une AG ou d’un CA a donc été supprimée.
Pour répondre à cette difficulté, l’arrêté royal n°4 publié au Moniteur belge le 9 avril a permis, entre le 1er mars 2020 et le 30 juin 2020, une certaine souplesse dans l’organisation des instances des asbl, dont, entre autres, la possibilité de reporter la réunion statutaire de l’AG et pour la tenue des CA, un recours plus simple à la procédure écrite et la possibilité de se réunir par vidéoconférence (plus d’infos dans cette note de l’UNIPSO du 29/4).
L’AR n° 4 ayant cessé ses effets, la loi du 20 décembre 2020 portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 prévoit de nouvelles mesures pour faciliter certains aspects du fonctionnement des instances des associations.

AGs

La loi du 20 décembre 2020 a modifié les règles du Code des Sociétés et Associations (CSA) afin de permettre expressément aux associations d’organiser leurs AG par voie électronique même en l’absence d’autorisation statutaire et de rendre possible la prise de décision par procédure écrite.

Concrètement, cette loi prévoit que:

    • l’A(I)SBL doit être en mesure de contrôler la qualité et l’identité des participants.
    • le moyen de communication électronique utilisé doit au moins permettre aux membres de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’AG, de poser des questions et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’AG est appelée à se prononcer.
    • la convocation doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance. Lorsque l’A(I)SBL dispose d’un site internet, ces procédures doivent y être accessibles à ceux qui ont le droit de participer à l’AG.
    • les membres qui participent de cette manière à l’AG sont réputés présents à l’endroit où elle se tient.
    • le procès-verbal doit mentionner les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l’AG ou au vote.
    • les membres du bureau de l’AG ne peuvent pas participer à l’assemblée générale par voie électronique.
    • en dehors de ceci, les membres peuvent, à l’unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’AG, à l’exception de la modification des statuts.

Pour plus de détails, consultez l’article dédié sur le site de la CESSOC.

On y lit entre autres que la loi ne règle malheureusement pas la situation d’insécurité juridique à laquelle sont confrontées les associations qui ont reporté leur AG prévue au printemps et n’ont finalement pas pu la tenir avant le 8 septembre 2020 à cause de la seconde vague de l’épidémie.

Pour rappel,
> > > En ce qui concerne le dépôt du dossier justificatif du subside de fonctionnement auprès de la Direction des Centres culturels, une prolongation du délai jusqu’au 30 septembre a été accordée par la Ministre Linard.
> > > En ce qui concerne le rapport d’exécution annuel relatif aux APE, les Centres culturels doivent communiquer ces rapports avec les comptes approuvés dès que leur AG a eu lieu. Il n’est pas problématique si ces documents arrivent après le 31 août mais la Direction de la Promotion de l’Emploi insiste pour qu’ils leur soient transmis dès que possible.

CA

La loi du 20 décembre 2020 (tout comme le CSA) ne prévoit aucune disposition pour la tenue des conseils d’administration par voie électronique.
Cela ne veut pas pour autant dire que les décisions prises en CA par voie électronique après la cessation des effets de l’AR n° 4 n’ont aucune valeur juridique.
En l’absence d’arrêté royal en vigueur, c’est le CSA qui est la source de droit sur laquelle se reposer. S’il ne prévoit pas expressément la possibilité de recourir à la vidéoconférence pour les CA, on peut déduire du texte que la présence physique des membres n’est pas requise pour autant qu’on puisse :

    • identifier les participants et vérifier leur qualité (administrateur avec x nombre de voix, observateur, mandataire …) ;
    • délibérer, c’est-à-dire prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions, prendre la parole pour poser des questions et participer aux discussions ;
    • exprimer un vote conformément aux dispositions statutaires (vote à main levée, vote secret, …).

Il convient évidemment de vérifier que les statuts n’interdisent pas le recours aux vidéoconférences.

Consultez sur ce sujet les avis de la CESSOC, et de l’UNIPSO.

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